サーバーのメール容量がいっぱいになる原因は残す設定、期間を決めれば止まる

レンタルサーバーのメールを会社のアドレスで使っていて、「サーバーのメール容量がいっぱい」という警告が年に何度も出る会社に向けた記事です。対象は、社員がパソコンのメールソフトにメールを取り込んで（POPという受け取り方で）読み、スマホでも読んでいる会社です。容量がいっぱいになる原因は、パソコンとスマホで読むために、メールをサーバーに残し続ける設定にあります。

サーバーに残す期間（たとえば90日）を決め、それより古いメールの置き場所を決めれば、容量はいっぱいにならなくなります。社員が増えて、期間を決めても容量が足りないなら、メールを預けるサーバーそのものを移す（移管する）時期です。

サーバーのメール容量がいっぱいになると、取引先のメールが戻る

容量がいっぱいになったアドレスでは、メールを受け取れず、送った人にエラーのメールが戻ります。戻ったメールは、あとから容量を空けても受け取る側では読めません。取引先に頼んで、送り直してもらうしかありません。

たとえば、30名の会社で、営業の社員のアドレスが容量の上限に達したとします。取引先が送った見積の返事はエラーで戻り、営業の社員は気づかないまま返事を待ちます。数日後に取引先から「メールが戻ってきた」と電話があり、初めて分かります。

「アドレスごとの容量」と「サーバー全体の容量」は別のものです。アドレスごとの容量とは、1つのメールアドレスに割り当てた上限です。サーバー全体の容量とは、契約で決まる、すべてのアドレスのメールを含む容量です。サーバー全体に空きがあっても、アドレスごとの上限に達すれば、そのアドレスあてのメールは戻ります。

いっぱいになる原因は、メールの受け取り方の設定です。POPとは、メールをサーバーからパソコンに取り込んで読む受け取り方です。パソコンとスマホの両方で読むために、パソコンのメールソフトで「サーバーにコピーを残す」を期限なしで使うと、取り込んだメールがサーバーにたまり続けます。

エックスサーバーには、古い受信メールをサーバー側で自動で消す機能もありません。さくらのレンタルサーバも、メールをサーバーに残すかどうかは、サーバー側ではなくメールソフトの設定で決まると案内しています。

サーバーのメール容量がいっぱいにならないよう決める4つのこと

決めるのは、サーバーに残す期間、古いメールの置き場所、アドレスごとの上限、移管を考える目安の4つです。最初の2つでいっぱいになるのを防ぎ、あとの2つは防げないときの備えです。

サーバーに残す期間

決めるのは、パソコンのメールソフトで、取り込んだメールをサーバーに何日残すかです。POPで受け取るメールソフトの多くには、「サーバーにコピーを残す」とあわせて、指定した日数がたつとサーバーから消す設定があります。サーバーから消えても、パソコンのメールソフトに取り込んだメールは消えません。設定の考え方は、さくらのサーバー上にメールを残す設定をしたいにあります。

古いメールの置き場所と控え

決めた期間より古いメールはパソコンの中だけに残るため、そのパソコンが壊れればどこにも残りません。書き出したメールのファイルを社内の決まった保存先に置いて控えとし、月に1回など、取る間隔と担当者を決めます。マイクロソフトも、データをなくしたときの備えを、書き出す理由に挙げています。操作は.pst ファイルを使って、メール、連絡先、予定表のアイテムを Outlook にエクスポートするにあります。

アドレスごとの上限と、移管を考える目安

アドレスごとの上限は、サーバーの管理画面で、管理者が決めます。決められる上限はレンタルサーバーごとに違い、たとえばエックスサーバーでは1つのアドレスにつき20GBまでです。さくらのレンタルサーバでは、プランによって100GB〜900GBまで割り当てられます。

期間を決めても年に2回以上いっぱいになるなら、メールを預けるサーバーを移す時期です。たとえばGoogle Workspaceでは、1人あたりの容量に人数をかけた量を会社全体で分け合い、メールとファイルの保存に使います。1人あたりは、Business Starterで30GB、Business Standardで2TBです。

サーバーのメール容量を減らすときにつまずく3つの点

つまずくのは、パソコンとスマホで同じメールを見ていること、2つの容量の関係、使っていないアドレスの3つです。

パソコンで期間を決めると、スマホで古いメールが見えなくなる

スマホがIMAP（サーバーに置いたまま読む受け取り方）の場合、スマホに見えるのはサーバーにあるメールだけです。パソコンで「90日後にサーバーから消す」にすると、90日より前のメールはスマホから見えなくなります。古いメールはパソコンで探す、と社内で先に伝えておきます。

1つのアドレスを複数のパソコンで読むなら、1台でも「サーバーにコピーを残す」を外すと、その1台が取り込んだ時点でサーバーのメールは消え、ほかの端末で読めません。設定を変えるときは、そのアドレスで読んでいる端末をすべて洗い出してから変えます。

アドレスごとの上限を上げても、サーバー全体の容量で受信が止まる

上限を上げれば済むように見えますが、メールの使用量はサーバー全体の容量に含まれます。たとえばさくらのレンタルサーバでは、サーバー全体の容量を超えての受信はできません。1人の上限を大きくしてサーバー全体を使い切ると、ほかのアドレスもメールを受け取れなくなります。上限を上げる前に、サーバー全体の空きを確かめます。

退職者のアドレスや使っていないアドレスに、メールがたまり続ける

退職した社員や昔の窓口のアドレスには、サーバーが自動で消さないため、誰も読まないメールがたまり続けます。エックスサーバーでは、Webメールの受信箱のほか、送信済み、迷惑メール、ごみ箱のメールも容量に数えます。アドレスの一覧を見て、使っていないアドレスのメールを残すかどうかを決めます。

メール容量の見直しを自分で進める場合と、頼む場合の境目

境目は、アドレスの数、管理画面に入れるか、社員の設定を変えられるか、期間を決めて収まるかの4つです。

たとえばさくらのレンタルサーバでは、メールアドレスとそのパスワードで入っても、容量を変えられません。サーバーを契約したときのログイン情報（契約のドメインとパスワード）が要り、その情報を制作会社や前任者しか知らないと、ここで手が止まります。社員全員がIMAPで読んでいる場合や、メールソフトに日数で消す設定がない場合も、古いメールを手で移すことになり、頼んだほうが早く済みます。

自分で進められる場合は、残す期間を決め、古いメールの控えを取ってから、全員の設定をそろえます。容量の変え方の公式ヘルプは、エックスサーバーならメールアカウントの容量変更、さくらならメールの容量を増やしたいです。

頼んだほうがよい場合は、弊社が引き受けます。引き受けるのは、いまの容量と使われ方の確認、残す期間と設定の見直しです。期間を決めても年に2回以上いっぱいになるなら、より大きな容量のサーバーやGoogle Workspaceへのメールの移管と、その後の管理まで引き受けます。

関連記事：中小企業のメール・ドメイン管理、業者任せで大丈夫？失効・不達・漏洩を防ぐ見直しポイント

関連記事：メールサーバー移行の注意点は切り替え日、新旧で受け取れる期間を作る

「メールの容量がいっぱいで、取引先からのメールが戻ってしまう」「サーバーの管理画面に誰も入れない」「容量を増やしても、すぐにいっぱいになる」といったご相談を、弊社で受け付けています。サーバーやメール、ドメインの移管と、その後の管理は、弊社にご相談いただけます。

今日できる確認は、サーバーに残るいちばん古いメールの日付

今日できる確認は、サーバーに残っているいちばん古いメールの日付を見ることで、5分ほどで済みます。いちばんメールの多い社員のアドレスで、Webメール（ブラウザでサーバーに入って読む画面）の受信箱を開きます。スマホがIMAP（サーバーに置いたまま読む設定）なら、スマホの受信箱でもかまいません。パソコンのメールソフトでは、サーバーから消えたメールも残るため確かめられません。

サーバーのメール容量がいっぱいになる原因は、パソコンとスマホで読むために、メールをサーバーに残し続ける設定です。残す期間と古いメールの置き場所を決めれば、容量はいっぱいにならなくなります。それでも年に2回以上いっぱいになるなら、メールを預けるサーバーそのものを移す時期です。

よくある質問

メール容量がいっぱいで戻ったメールは、容量を空ければ届きますか

届きません。容量がいっぱいで受け取れなかったメールは送った人に戻り、受け取る側ではあとから確かめられません。容量を空けたうえで、送った人に送り直してもらいます。

取引先から届いたエラーのメールで、容量が原因か分かりますか

エックスサーバーの場合は、エラーのメールに「maildir over quota」と書かれていれば、受け取る側の容量の超過が原因です。取引先に、戻ってきたエラーのメールを転送してもらうと確かめられます。

サーバーのメール容量は、どこまで増やせますか

レンタルサーバーごとに違います。たとえばエックスサーバーでは1つのアドレスにつき20GBまでで、さくらのレンタルサーバではプランにより100GB〜900GBまでです。どちらも、サーバー全体の容量を超えては使えません。

無料相談のご案内

弊社はサーバーやメールの移管と、Google Workspaceの導入支援・保守サポートを行っています。御社の業務に合わせてご提案します。

強引な営業は一切いたしません。まずはお気軽にご連絡ください。

※オンライン相談にも対応しております。

出典

• エックスサーバー よくある質問「メールボックスの容量がいっぱいで、メールが受信できません。」
• エックスサーバー よくある質問「メールボックスの容量がいっぱいでメールが受信できなかった場合、届かなかったメールはあとから確認できますか？」
• エックスサーバー よくある質問「メールが受信できず、送信元に「maildir over quota」と記載されたエラーメールが届きます。」
• エックスサーバー メール仕様一覧
• エックスサーバー メールアカウントの容量変更
• さくらのサポート情報 サーバー上にメールを残す設定をしたい
• さくらのサポート情報 メールの容量を増やしたい
• Microsoft サポート POP と IMAP の違い
• Microsoft サポート .pst ファイルを使って、メール、連絡先、予定表のアイテムを Outlook にエクスポートする
• Google Workspace 管理者ヘルプ Google Workspace のストレージに関するよくある質問（管理者向け）

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