Google Workspaceを保育園で使う前に、園児の写真と連絡で決める3つ

職員が私物のスマホで園児の写真を撮り、職員どうしの連絡は個人のLINEで済ませている保育園に向けた記事です。対象は、Google Workspaceをまだ契約しておらず、入れるかどうかを園長や事務長、主任が考えている園です。保育園のGoogle Workspaceは、園児の写真と職員の連絡を、私物のスマホと個人のLINEから園のアカウントに移すところから始めます。そうすれば、移した写真と連絡への辞めた職員のアクセスを、園の側で止められます。

読み終えると、導入の前に決める3つと、自分で進めるか頼むかの境目が分かります。

要点	内容
この記事の対象	Google Workspaceをまだ契約していない、職員20〜60名ほどの保育園や認定こども園。職員が私物のスマホで園児の写真を撮り、職員どうしの連絡に個人のLINEを使っている園
対象外	すでにGoogle Workspaceを契約している園、保護者への連絡の手段を替えたい園、学校向けのプランを使っている幼稚園
結論	保育園のGoogle Workspaceは、園児の写真と職員の連絡を、私物のスマホと個人のLINEから園のアカウントに移すところから始めます。そうすれば、移した写真と連絡への辞めた職員のアクセスを、園の側で止められます

保育園の写真と連絡が、私物のスマホと個人のLINEにあると起きること
Google Workspaceを保育園で使う前に決める3つのこと
保育園のGoogle Workspace導入でつまずきやすい3つの点
保育園のGoogle Workspaceを自分で進めるか、頼むかの境目
今日できる確認は、職員のスマホに残る園児の写真の量
よくある質問
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出典

保育園の写真と連絡が、私物のスマホと個人のLINEにあると起きること

年度末に職員が辞めたあと、写真と連絡の行き先が分からず困っている保育園の職員たち

写真と連絡が私物のスマホと個人のLINEにあると、辞めた職員がそれを見るのを、園の側では止められません。写真も連絡も職員個人のスマホやアカウントにあり、園が管理できる場所にはないためです。

たとえば、職員40名の園で、年度末に担任が3人辞めたとします。3人のスマホには、行事や日々の保育で撮った園児の写真が残ったままです。クラスの連絡に使っていたLINEのグループから3人を外す作業は、気づいた職員に任されます。外し忘れがあると、園児の名前や体調の話が、辞めた職員のスマホに届き続けます。

職員が個人で作った無料のGoogleアカウントでGoogleドライブを共有していても、事情は同じです。個人のアカウントは園の側では止められず、辞めた職員を共有から外し忘れると、見られる状態が続きます。

Google Workspaceとは、園のドメインで契約し、職員のアカウントを園の側で作ったり止めたりできる有料のサービスです。ドメインとは、園のホームページやメールアドレスに使う「〇〇.jp」のような名前です。管理者がアカウントを停止すると、その職員は園のGoogleドライブのファイルなどを利用できなくなります。停止してもデータは削除されないため、写真や連絡の記録は園に残ります。

Google Workspaceを保育園で使う前に決める3つのこと

決めるのは、アカウントを配る範囲、園児の写真の置き場所と端末から消す期限、職員の連絡に使う道具の3つです。

決めること	目安
アカウントを配る範囲	全職員か、担任・主任・事務までか。人数に1ユーザーあたりの月額を掛けた額で決める
写真の置き場所と、端末から消す期限	置き場所は、園のアカウントのGoogleドライブに1か所。消す期限は、たとえば撮った日のうち
職員の連絡に使う道具	Google Chatだけ。そこに書いてよい情報の範囲も決める

1つ目の配る範囲は、人数と月額の掛け算で決めます。いちばん安いプランは、Business Starter（1ユーザーあたり月額800円・税抜・年契約）です。

担任・主任・事務の30人に配ると、800円×30人で月24,000円になります。全職員50人に配るなら、同じ計算で月40,000円です。

辞めた職員のアカウントを停止しても、課金は続きます。年契約では、削除しても契約した人数分の支払いは変わりません。そのため費用は、辞める職員の分を引かず、配る人数のまま見積もります。

2つ目の写真の置き場所は、園のアカウントのGoogleドライブにある共有ドライブ1か所にします。共有ドライブとは、ファイルを個人ではなく組織が持つ置き場所です。職員が辞めてアカウントが削除されても、その職員が入れた写真は共有ドライブに残ります。職員個人の置き場所（マイドライブ）に置いた写真は、移さずにアカウントを削除すると完全に消えます。

あわせて、撮った端末から写真を消す期限を決めます。園の側でアクセスを止められるのは、園のアカウントに置いた写真と連絡だけです。私物のスマホの写真アプリに残った写真は、アカウントを停止しても消えません。そのため「撮った日のうちに共有ドライブへ移し、スマホからは消す」のように、期限を園の決まりにします。

アカウントを配らない職員については、園の端末で撮るか、撮らない決まりにします。その職員が私物のスマホで撮ると、写真へのアクセスを園の側では止められないためです。

3つ目の連絡の道具は、Google Chatだけに決めます。園児の名前や体調をどこまで書いてよいかも、あわせて決めておきます。園児の情報が出る連絡のグループには、園のアカウントを配った職員だけを入れます。個人のGoogleアカウントの職員も、管理者が許可すればチャットに入れられますが、そのアカウントは園の側で停止できません。

操作を知りたい場合は、共有ドライブとはとユーザーを一時的に停止するに公式の説明があります。

保育園のGoogle Workspace導入でつまずきやすい3つの点

つまずくのは、配る範囲を決めないままの見積もり、私物のスマホに園のアカウントを入れることへの抵抗、保護者向けの連絡アプリとの重なりの3つです。

1つ目は、配る範囲を決めないまま見積もることです。非常勤やパートの職員が多い園では、全職員の人数で金額が出て、費用が合わずに話が止まります。先に、園児の写真を撮る職員と、園児の情報が出る連絡のグループに入る職員を数えます。その人数が、配る範囲の出発点になります。

2つ目は、私物のスマホに園のアカウントを入れることに、職員の抵抗があることです。Google Workspaceには、端末から園のアカウントだけを遠隔で消す機能（アカウントのワイプ）があり、どのBusinessプランでも使えます。

このとき個人のデータとアプリが端末に残ると公式ヘルプにあるのは、次の2つの使い方です。Androidで仕事用の領域を分けて使う場合と、iPhoneで職員が自分で園のアカウントを登録する場合です。配る前に、私物のスマホの使い方をこの2つにそろえるかどうかを決めます。そろえた場合に限り、職員に「辞めるときにスマホから消えるのは園のアカウントの分だけ」と伝えられます。

園の端末が足りず、私物のスマホを使う職員が多い園ほど、先に決めておきます。アカウントのワイプを使える条件はデバイスから企業データをワイプするで確かめてください。

3つ目は、保護者向けの連絡アプリと役割が重なると思われ、話が進まないことです。保護者への連絡は、いまのアプリのまま変えません。Google Workspaceに移すのは、職員の側の写真と連絡だけです。この切り分けを最初の説明で伝えると、「アプリが2つになる」という反対を避けられます。

保育園のGoogle Workspaceを自分で進めるか、頼むかの境目

保育園のGoogle Workspaceを自分で進められる場合と、頼んだほうがよい場合の違い

自分で進められるのは、園のドメインの管理先が分かっていて、配る範囲が決まっており、設定を任せられる職員がいる場合です。この3つがそろっていれば、公式ヘルプを見ながら、園の中で準備を進められます。

次のどれかに当てはまるときは、頼んだほうが早く進みます。

園のドメインを誰が管理しているか分からない
私物のスマホの使い方を、個人のデータが残る2つにそろえるかどうか決められない
職員への説明の時間が取れない

Google Workspaceは園のドメインで契約するため、管理先が分からないと最初の準備で止まります。ホームページを作った業者が管理したままの園もあるため、最初の作業は管理先の確認です。

弊社は、配る範囲とプランの相談から、アカウントの準備、写真の置き場所と連絡のグループの設計まで引き受けます。私物のスマホの使い方をそろえる設定と、職員向けの説明も引き受けられます。ドメインの管理先が分からない場合は、その確認からご相談ください。

「園児の写真が職員の私物のスマホに残ったままになっている」「辞めた職員がLINEのグループに残っていないか、把握できていない」「全員に配ると費用が合わず、どこまで配ればよいか決められない」といったご相談を、弊社で受け付けています。Google Workspaceの導入は、プランの選び方から初期設定、導入後の保守まで、弊社がお手伝いできます。

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今日できる確認は、職員のスマホに残る園児の写真の量

今日できる確認は、主任か担任の1人に、自分のスマホの写真アプリを見てもらうことです。園児の写真が何日分残っているかを数えるだけなので、5分で済みます。

確認の結果	次の一手
園児の写真が残っていない	消す運用はできています。置き場所を1つに決める話に進めます
数日〜数週間分の写真が残っている	置き場所を1つに決め、消す期限を園の決まりにします
1か月以上前の写真が残っている	長く残る状態が続いています。置き場所と、撮った端末から消す期限の両方を決めます
主任や担任のスマホに残っていて、ほかの職員や辞めた職員の分は確かめようがない	そこからご相談ください。これから撮る写真へのアクセスを園の側で止められるように、配る範囲と、写真の置き場所・消す期限の決め方の相談から弊社が引き受けます

保育園のGoogle Workspaceは、園児の写真と職員の連絡を、私物のスマホと個人のLINEから園のアカウントに移すところから始めます。そうすれば、移した写真と連絡への辞めた職員のアクセスを、園の側で止められます。貴園の写真がいまどこに何日分あるかが、その最初の手がかりになります。

よくある質問

保育園のGoogle Workspaceは、いちばん安いプランでも足りますか？

写真の置き場所と職員の連絡だけなら、Business Starterで始められます。Google Chatと共有ドライブは、どのBusinessプランでも使えます。

共有ドライブで園の外との共有を制限したい場合は、Business Standard（1ユーザーあたり月額1,600円・税抜・年契約）以上を選びます。制限する設定は、Business Starterでは使えないためです。保存容量もプランで違うため、写真の量に足りるかをBusiness エディションの比較で確かめます。

辞めた職員のアカウントを停止すると、費用もかからなくなりますか？

かかります。停止中のアカウントも課金の対象です。年契約では、削除しても契約した人数分の支払いは変わりません。削除する前に、その職員だけが持つファイルを移しておきます。

アカウントを停止した職員は、園の写真や連絡を見られなくなりますか？

アカウントを停止された職員は、園のGoogleドライブやGoogle Chatを利用できなくなります。ただし、Google Chatを使っている最中に停止した場合は、そのセッション（ログインして使っている状態）が終わるまでチャットを続けられます。私物のスマホの写真アプリに残った写真は、停止では消えません。